5.5 Proveedores

Introducción

En el competitivo mundo empresarial de hoy, la gestión eficaz de las relaciones con los proveedores es clave para el éxito. Nuestro aplicativo es una solución tecnológica avanzada que permite a las empresas optimizar sus interacciones con los proveedores, asegurando una cadena de suministro sólida y confiable. Este aplicativo está diseñado para centralizar toda la información relevante y facilitar la comunicación efectiva entre las partes.

Objetivo

• Centralización de Información: Consolidar en una sola plataforma todos los datos de los proveedores, incluyendo contratos, pedidos, y evaluaciones de desempeño.
• Automatización de Procesos: Automatizar las tareas rutinarias como la emisión de pedidos de compra y la facturación, aumentando la eficiencia operativa.
• Evaluación y Selección de Proveedores: Facilitar la evaluación de proveedores basada en criterios predefinidos y seleccionar los más adecuados para cada necesidad empresarial.
• Gestión de Riesgos: Identificar y gestionar proactivamente los riesgos asociados con los proveedores, como retrasos en la entrega o problemas de calidad.

Modo de uso

Ingresar con usuario asignado / Menú lateral izquierdo / Proveedores

5.5.1 Crear Nuevo Proveedor

1. Ir a  +Nuevo ingresar información del nuevo Proveedor
2. Verificar información  / Guardar

Descripción Listado De Proveedores

Listado detallado de proveedores existentes

EDITAR: Modificar información de proveedor
ELIMINAR: Eliminar proveedor de la listado
EXPORTAR: Opción que permite descargar en archivo .xlsx listado detallado e proveedores existentes
IMPORTAR: Opción que permite subir masivamente listado detallado de proveedores deseados
INHABILITAR: Opción que permite quitar proveedor de la lista visible, mas no eliminarlo.

5.5.1.1 Exportar Masiva De Proveedores

Opción que permite descargar en archivo .xlsx listado detallado de proveedores existentes

1. Ir a la opción Exportar
2. Se descargara un archivo .xls con un listado de los proveedores existentes

5.5.1.2 Importación Masiva De Proveedores

Opción que permite subir masivamente listado detallado de proveedores deseados

1. Ir a la opción Importar
2. Descargar el formato disponible .xls
3. Diligenciar el formato como se indica los ejemplos dado ahí mismo
4. Una vez ingresada y guardada toda la información en el documento, vamos a la opción Seleccionar archivo y los buscamos en nuestro equipo y seleccionamos.
5. Una vez subido el archivos damos click en Procesar.

Gestión Pyme
Importar Proveedores

 5.5.2 Descripción Listado de Cotización

Listado detallado de cotizaciones realizadas

PDF: Al dar click en esta opción descarga automáticamente un archivo .pdf con la cotización realizada
GENERAR ORDEN DE COMPRA: Nos redirecciona a órdenes de compra con la información de la cotización realizada

EDITAR: Modificar información existente
ANULAR: Eliminar cotización
OPCIONES: Imprimir cotización

5.5.2.1 Crear Solicitud Cotización

En este espacio explicaremos todo lo relacionado con la solicitud de cotizaciones.

– Tener creado el proveedor y producto, así será más ágil la creación de la nueva solicitud de cotización. Si estos aún no están creados el aplicativo permite añadirlos sin tener que salirnos del  mismo comprobante  en la opción [+Nuevo] que se encuentra al lado del proveedor y producto

1.  Seleccionar proveedor, si aun no esta creado puedo añadirlo en [+Nuevo]
2. Añadir Producto, si aún no está creado puede añadirlo en [+Nuevo] Una vez ingresados toda la información del producto dar click en la opción Agregar, este cuadro no se cierra por si desea agregar más productos, de lo contrario damos clic en Cerrar
3. c. Una vez ingresados todos los datos dar click en Generar

5.5.3 Solicitar Antecedentes

Opción que nos permite realizar consultas de antecedentes a nuestro proveedores;

• Policía
• Solicitar Antecedentes
• Procuraduría
• Delitos Sexuales
• Medidas Correctivas
• Adres

Conclusión

Esta herramienta indispensable para cualquier empresa que busque fortalecer su cadena de suministro y mejorar sus relaciones comerciales. Con su capacidad para simplificar y mejorar los procesos, este aplicativo no solo aporta valor a la función de compras, sino que también contribuye al éxito general de la organización.

Preguntas frecuentes

¿Cómo crear un nuevo proveedor?
En el numeral 5.5.1 Crear Nuevo Proveedor damos los pasos a seguir para crear un nuevo proveedor

¿Puedo descargar listado de todos mis proveedores?
En el numeral 5.5.1.1 Exportar Masiva De Proveedores damos los pasos a seguir para descargar listado de proveedores existentes

¿Cómo deshabilitar un proveedor sin eliminarlo del listado?
En en listado de proveedores podemos encontrar la opción Inhabilitar, esta no eliminar el proveedor pero no se verá reflejado en los listado de los comprobantes

¿Por qué debería usar una aplicación de gestión de proveedores en lugar de métodos tradicionales como hojas de cálculo?
Las aplicaciones de gestión de proveedores centralizan la información, permiten una colaboración más efectiva entre departamentos, automatizan tareas repetitivas como la gestión de documentos y facilitan el seguimiento de la cumplimiento de contratos y acuerdos.

¿Es seguro almacenar datos sensibles de proveedores en una aplicación de gestión de proveedores?
Sí, las aplicaciones utiliza medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos y el acceso controlado, para proteger la información confidencial de proveedores y contratos. Es importante elegir una aplicación con políticas de seguridad robustas.

¿Ofrece la aplicación soporte técnico y formación para los usuarios?
Sí, ofrecemos soporte técnico continuo, formación para usuarios y recursos de ayuda para garantizar una implementación exitosa y el uso eficiente de la herramienta.