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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CDT MM

CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO
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MANUAL DE POLƍTICAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS Y POLƍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCION

GestiĆ³n Pyme 360Ā° es un producto de Centro de Desarrollo TecnolĆ³gico Marx Marquinez SAS, que funciona en las Url: www.kloki.co, www.redespyme.co, crmpyme.co que cumple claramente con la PolĆ­tica de datos de usuario de los servicios API de Google(clic para ver polĆ­ticas), protegiendo la informaciĆ³n de los usuarios, sin compartir informaciĆ³n a terceros excepto en los casos que se mencionan en las polĆ­ticas de API de Google adicionalmente no utilizamos datos personales para entrenar modelos de AI.

La Ley de ProtecciĆ³n de Datos Personales reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pĆŗblica o privada.

Cuando hablamos de datos personales nos referimos a toda aquella informaciĆ³n asociada a una persona y que permite su identificaciĆ³n. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria acadĆ©mica, laboral, o profesional. Existe tambiĆ©n informaciĆ³n mĆ”s sensible como su estado de salud, sus caracterĆ­sticas fĆ­sicas, ideologĆ­a polĆ­tica, vida sexual, entre otros aspectos.

La elaboraciĆ³n y propuesta del presente documento responde a la necesidad de adoptar un manual interno de polĆ­ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atenciĆ³n de consultas y reclamos.

Mediante este manual el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S (Incluye los productos: GestiĆ³n Pyme 360, Redes Pyme, CRM Pyme, Turnos Pyme, Monitor de procesos Pyme, mipres.app y demĆ”s productos de la empresa) como responsable del Tratamiento, estĆ” capacitado para demostrar a peticiĆ³n de la Superintendencia de Industria y Comercio que se han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones de la ley y el principio de responsabilidad demostrada.

Conforme a lo anterior los responsables del Tratamiento, deberĆ”n suministrar a la Superintendencia de Industria y Comercio una descripciĆ³n de los procedimientos usados para la recolecciĆ³n de los datos personales, como tambiĆ©n la descripciĆ³n de las finalidades para las cuales esta informaciĆ³n es recolectada. Igualmente suministrar evidencia sobre la implementaciĆ³n de las medidas de seguridad adoptadas e inscribir las bases de datos de la Entidad en el Registro Nacional de Bases de Datos, aportando las polĆ­ticas de tratamiento de la informaciĆ³n.


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El derecho a la protecciĆ³n de datos personales dota al titular de diferentes opciones que van desde el derecho a saber quiĆ©n conserva los datos personales, los usos a los que se estĆ”n sometiendo los mismos, hasta la definiciĆ³n de quiĆ©n tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesiĆ³n y utilizaciĆ³n.

La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantĆ­as e instrumentos diseƱados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantĆ­as e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condiciĆ³n de responsables del tratamiento de datos personales.

Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para ajustar los procedimientos de recolecciĆ³n y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.

El manual incluye los aspectos bƔsicos de ƭndole normativa.

CAPƍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTƍCULO 1. LEGISLACIƓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la ConstituciĆ³n PolĆ­tica y la Ley 1581 de 2012.

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIƓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carĆ”cter personal que recoja y maneje el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S.

ARTƍCULO 3. BASES DE DATOS. Las polĆ­ticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compaƱƭa, y que estĆ”n registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley.

ARTƍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artĆ­culo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de polĆ­ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atenciĆ³n de consultas y reclamos. AsĆ­ mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolecciĆ³n, manejo y tratamiento de los datos de


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carƔcter personal que realiza el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S.

ARTƍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicaciĆ³n de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artĆ­culo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

a) AutorizaciĆ³n: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Documento fĆ­sico, electrĆ³nico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposiciĆ³n del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la informaciĆ³n relativa a la existencia de las polĆ­ticas de tratamiento de informaciĆ³n que le serĆ”n aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caracterĆ­sticas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier informaciĆ³n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza Ć­ntima o reservada sĆ³lo es relevante para el titular.

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaciĆ³n, tales como aquellos que revelen el origen racial o Ć©tnico, la orientaciĆ³n polĆ­tica, las convicciones religiosas o filosĆ³ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido polĆ­tico, asĆ­ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomĆ©tricos.

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurĆ­dica, pĆŗblica o privada, que por sĆ­ misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurĆ­dica, pĆŗblica o privada, que por sĆ­ misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.


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i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Tratamiento: Cualquier operaciĆ³n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecciĆ³n, almacenamiento, uso, circulaciĆ³n o supresiĆ³n de los mismos.

ARTƍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuaciĆ³n, constituyen los parĆ”metros generales que serĆ”n respetados por el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S en los procesos de recolecciĆ³n, uso y tratamiento de datos personales.

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S debe obedecer a una finalidad legĆ­tima de la cual debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sĆ³lo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrĆ”n ser obtenidos o divulgados sin previa autorizaciĆ³n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La informaciĆ³n sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohĆ­be el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, informaciĆ³n acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulaciĆ³n restringida: Los datos personales, salvo la informaciĆ³n pĆŗblica, no podrĆ”n estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaciĆ³n o comunicaciĆ³n masiva, salvo que el acceso sea tĆ©cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sĆ³lo a los Titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La informaciĆ³n sujeta a Tratamiento por parte del CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S, se deberĆ” proteger mediante el uso de las medidas tĆ©cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros


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evitando su adulteraciĆ³n, pĆ©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales estĆ”n obligadas a garantizar la reserva de la informaciĆ³n, inclusive despuĆ©s de finalizada su relaciĆ³n con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

CAPƍTULO II AUTORIZACIƓN

ARTƍCULO 7. AUTORIZACIƓN. La recolecciĆ³n, almacenamiento, uso, circulaciĆ³n o supresiĆ³n de datos personales por parte del CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

ARTƍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIƓN. La autorizaciĆ³n puede constar en un documento fĆ­sico, electrĆ³nico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo idĆ³neo mediante el cual se pueda concluir de manera inequĆ­voca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorizaciĆ³n consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, que su informaciĆ³n personal serĆ” recogida y utilizada para fines determinados y conocidos. Lo anterior con el fin que el titular tome decisiones informadas con relaciĆ³n a sus datos personales y controle el uso de su informaciĆ³n personal. La autorizaciĆ³n es una declaraciĆ³n que informa al titular de los datos personales:

  • QuiĆ©n recopila
  • QuĆ© recopila (datos que se recaban)
  • Para quĆ© recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
  • CĆ³mo ejercer derechos de acceso, correcciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n de los datos personales suministrados
  • Si se recopilan datos sensibles

ARTƍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIƓN. El CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S adoptarĆ” las


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medidas necesarias para mantener registros de cuĆ”ndo y cĆ³mo obtuvo autorizaciĆ³n por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTƍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento fĆ­sico, electrĆ³nico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposiciĆ³n del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A travĆ©s de este documento se informa al Titular la informaciĆ³n relativa a la existencia de las polĆ­ticas de tratamiento de informaciĆ³n que le serĆ”n aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caracterĆ­sticas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ARTƍCULO 11. CONTENIDO MƍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mĆ­nimo, deberĆ” contener la siguiente informaciĆ³n:

  • Datos de contacto del Encargado del Tratamiento
  • El tipo de tratamiento al cual serĆ”n sometidos los datos y la finalidad del mismo, y
  • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la polĆ­tica de tratamiento de la informaciĆ³n y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

En todos los casos, debe informar al titular cĆ³mo acceder o consultar la polĆ­tica de tratamiento de informaciĆ³n.

CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

ARTƍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIƓN. De conformidad con lo establecido en el artƭculo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, frente a los responsables del Tratamiento. Se podrĆ” ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento estĆ” expresamente prohibido o no haya sido autorizado.b) Solicitar prueba de la autorizaciĆ³n otorgada.


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c) Ser informado por el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trƔmite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento.

e) Revocar la autorizaciĆ³n y/o solicitar la supresiĆ³n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantĆ­as constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTICULO 13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES. Los responsables del Tratamiento deberƔn cumplir los siguientes deberes:

a) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaciĆ³n otorgada por el Titular.

b) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de Ia recolecciĆ³n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaciĆ³n otorgada.

c) Conservar la informaciĆ³n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraciĆ³n, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d) Garantizar que la informaciĆ³n que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e) Actualizar Ia informaciĆ³n, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demĆ”s medidas necesarias para que la informaciĆ³n suministrada a este se mantenga actualizada.

f) Rectificar la informaciĆ³n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, segĆŗn el caso, Ćŗnicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.


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h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de Ia informaciĆ³n del Titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los tƩrminos seƱalados en Ia ley.

j) Adoptar el presente Manual Interno de PolĆ­ticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial, para la atenciĆ³n de consultas y reclamos.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informaciĆ³n se encuentra en discusiĆ³n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaciĆ³n y no haya finalizado el trĆ”mite respectivo.

l) lnformar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) lnformar a Ia autoridad de protecciĆ³n de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los cĆ³digos de seguridad y existan riesgos en Ia administraciĆ³n de Ia informaciĆ³n de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta Ia Superintendencia de lndustria y Comercio.

ARTICULO 14. DEBERES DE LOS ENCARGADOS.

a) Conservar la informaciĆ³n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraciĆ³n, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b) Realizar oportunamente Ia actualizaciĆ³n, rectificaciĆ³n o supresiĆ³n de los datos en los tĆ©rminos de la Ley 1581 de 2012.

c) Actualizar la informaciĆ³n reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) dĆ­as hĆ”biles contados a partir de su recibo.

d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los tƩrminos seƱalados en Ia Ley.

e) Adoptar el presente Manual Interno de PolĆ­ticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atenciĆ³n de Consultas y Reclamos por parte de los Titulares.


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f) Registrar en Ia base de datos la leyenda Ā«redamo en trĆ”miteĀ» en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.

g) Insertar en la base de datos la leyenda Ā«informaciĆ³n en discusiĆ³n judicialĀ» una vez notificado por parte de Ia autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

h) Abstenerse de circular informaciĆ³n que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por Ia Superintendencia de Industria y Comercio.

i) Permitir el acceso a Ia informaciĆ³n Ćŗnicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los cĆ³digos de seguridad y existan riesgos en la administraciĆ³n de la informaciĆ³n de los Titulares.

k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta Ia Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le serĆ” exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

ARTƍCULO 15. DEBERES DEL CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S EN RELACIƓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. El CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S tendrĆ” presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sĆ³lo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, harĆ” uso de ellos sĆ³lo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protecciĆ³n de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artĆ­culo 17 de la Ley 1581 de 2012, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:


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a) Conservar la informaciĆ³n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraciĆ³n, pĆ©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b) Realizar oportunamente, esto es en los tĆ©rminos previstos en los artĆ­culos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualizaciĆ³n, rectificaciĆ³n o supresiĆ³n de los datos.

c) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los tƩrminos seƱalados en el artƭculo 14 de la Ley 1581 de 2012.

d) Abstenerse de circular informaciĆ³n que estĆ© siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

e) Permitir el acceso a la informaciĆ³n Ćŗnicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

f) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los cĆ³digos de seguridad y existan riesgos en la administraciĆ³n de la informaciĆ³n de los Titulares.

g) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPƍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIƓN

ARTƍCULO 16. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposiciĆ³n o decisiĆ³n que tiene el titular sobre la informaciĆ³n que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su informaciĆ³n personal estĆ” siendo objeto de tratamiento, asĆ­ como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S debe garantizar al titular su derecho de acceso:

a) Que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b) Que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que estĆ”n en posesiĆ³n del responsable.

ARTƍCULO 17. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artĆ­culo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrĆ”n consultar la informaciĆ³n personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En


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consecuencia, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S garantizarĆ” el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la informaciĆ³n contenida en el registro individual o que estĆ© vinculada con la identificaciĆ³n del Titular.

Para la atenciĆ³n de solicitudes de consulta, las mismas serĆ”n atendidas en un tĆ©rmino mĆ”ximo de diez (10) dĆ­as hĆ”biles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho tĆ©rmino, se informarĆ” al interesado antes del vencimiento de los 10 dĆ­as, expresando los motivos de la demora y seƱalando la fecha en que se atenderĆ” su consulta, la cual en ningĆŗn caso podrĆ” superar los cinco (5) dĆ­as hĆ”biles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTƍCULO 18. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artĆ­culo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la informaciĆ³n contenida en una base de datos debe ser objeto de correcciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrĆ”n presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, el cual serĆ” tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo lo podrĆ” presentar el Titular, teniendo en cuenta la informaciĆ³n seƱalada en el artĆ­culo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el formato que al efecto propone el responsable.

Si el reclamo recibido no cuenta con informaciĆ³n completa que permita darle trĆ”mite, esto es, con la identificaciĆ³n del Titular, la descripciĆ³n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcciĆ³n, y acompaƱando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirĆ” al interesado dentro de los cinco (5) dĆ­as siguientes a su recepciĆ³n para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la informaciĆ³n requerida, se entenderĆ” que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no deberĆ­a ir dirigido contra el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S, Ć©ste darĆ” traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un tĆ©rmino mĆ”ximo de dos (2) dĆ­as hĆ”biles, e informarĆ” de la situaciĆ³n al interesado.


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  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirĆ” en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga Ā«reclamo en trĆ”miteĀ» y el motivo del mismo, en un tĆ©rmino no mayor a dos (2) dĆ­as hĆ”biles. Dicha leyenda deberĆ” mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El tĆ©rmino mĆ”ximo para atender el reclamo serĆ” de quince (15) dĆ­as hĆ”biles contados a partir del dĆ­a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho tĆ©rmino se informarĆ” al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderĆ” su reclamo, la cual en ningĆŗn caso podrĆ” superar los ocho (8) dĆ­as hĆ”biles siguientes al vencimiento del primer tĆ©rmino.

ARTƍCULO 19. IMPLEMENTACIƓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrĆ”n solicitar al CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S la rectificaciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n de sus datos personales, previa acreditaciĆ³n de su identidad. Los derechos de rectificaciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n Ćŗnicamente se podrĆ”n ejercer por:

  • El titular o sus causahabientes, previa acreditaciĆ³n de su identidad.
  • Su representante, previa acreditaciĆ³n de la representaciĆ³n.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actĆŗa en representaciĆ³n de aquĆ©l, se tendrĆ” por no presentada. La solicitud de rectificaciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n debe contener, como mĆ­nimo, la siguiente informaciĆ³n:

  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripciĆ³n clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

PARƁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIƓN Y ACTUALIZACIƓN DE DATOS. El CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S tiene la obligaciĆ³n de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la informaciĆ³n de Ć©ste


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que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los tƩrminos arriba seƱalados. Al respecto se tendrƔ en cuenta lo siguiente:

  • En las solicitudes de rectificaciĆ³n y actualizaciĆ³n de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentaciĆ³n que avale su peticiĆ³n.

PARƁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIƓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S la supresiĆ³n de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no estƔn siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

d) Haya culminado toda relaciĆ³n, comercial, contractual y legal entre las partes. Sin embargo, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S por seguridad jurĆ­dica, trazabilidad comercial y teniendo en cuenta su objeto social bloquearĆ” e inactivarĆ” la informaciĆ³n personal; quedando la informaciĆ³n restringida en su uso.

AsĆ­ las cosas, esta supresiĆ³n implica la inactividad total o parcial de la informaciĆ³n personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S, asĆ­ como en los documentos fĆ­sicos. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelaciĆ³n no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminaciĆ³n de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigaciĆ³n y persecuciĆ³n de delitos o la actualizaciĆ³n de sanciones administrativas.

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  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurĆ­dicamente tutelados del titular; para realizar una acciĆ³n en funciĆ³n del interĆ©s pĆŗblico, o para cumplir con una obligaciĆ³n legalmente adquirida por el titular.

ARTƍCULO 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIƓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposiciĆ³n legal o contractual. Para ello, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S deberĆ” establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgĆ³.

Se deberĆ” tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocaciĆ³n del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado o comerciales. Con la segunda modalidad, esto es, la revocaciĆ³n parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorizaciĆ³n otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular estĆ” de acuerdo.

Por lo anterior, serĆ” necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en Ć©sta si la revocaciĆ³n que pretende realizar es total o parcial e indicar con cuĆ”l tratamiento el titular no estĆ” conforme.

HabrĆ” casos en que el consentimiento, por su carĆ”cter necesario en la relaciĆ³n entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposiciĆ³n legal no podrĆ” ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrĆ”n exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se seƱala en el artĆ­culo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIƓN

ARTƍCULO 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S adoptara las medidas tĆ©cnicas,


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humanas, tecnolĆ³gicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraciĆ³n, pĆ©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello cuenta con una polĆ­tica de seguridad de la informaciĆ³n.

ARTƍCULO 22. IMPLEMENTACIƓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. El CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S mantendrĆ” protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carĆ”cter personal y a los sistemas de informaciĆ³n. El procedimiento deberĆ” considerar, como mĆ­nimo, los siguientes aspectos:

a) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estƔndares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

b) Funciones y obligaciones del personal.

c) Estructura de las bases de datos de carĆ”cter personal y descripciĆ³n de los sistemas de informaciĆ³n que los tratan.

d) Procedimiento de notificaciĆ³n, gestiĆ³n y respuesta ante las incidencias.

e) Procedimientos de realizaciĆ³n de copias de respaldo y de recuperaciĆ³n de los datos.

f) Controles periĆ³dicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

CAPƍTULO VI DISPOSICIONES FINALES

ARTƍCULO 23. El CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S designa al Ć”rea JurĆ­dica, para cumplir con la funciĆ³n de protecciĆ³n de datos personales. Dando trĆ”mite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificaciĆ³n, actualizaciĆ³n, supresiĆ³n y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

PARAGRAFO PRIMERO. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente clĆ”usula lo e x p u e s t o se harĆ” con el apoyo de las Ć”reas que estĆ©n vinculadas con la informaciĆ³n, sobre la cual se pretende la reclamaciĆ³n.

PARAGRAFO SEGUNDO. Para tal efecto cada Ć”rea designarĆ” un responsable del tema de protecciĆ³n de datos, quien atenderĆ” las reclamaciones de los titulares de la informaciĆ³n, los requerimientos de la SIC y las visitas de la SIC.


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ARTƍCULO 24. Con el compromiso de la Alta Gerencia se ha generado una cultura de respeto a la protecciĆ³n de los datos personales, estableciendo responsabilidades para todas las Ć”reas de la organizaciĆ³n, respecto de la recopilaciĆ³n, tratamiento y almacenamiento de datos.

ARTƍCULO 25. Con el objeto de hacer seguimiento al proceso de implementaciĆ³n de la Ley de ProtecciĆ³n de Datos se llevarĆ”n a cabo auditorĆ­as a las diferentes Ć”reas de la CompaƱƭa que permitan verificar la correcta aplicaciĆ³n de la ley.

ARTƍCULO 26. La CompaƱƭa ha implementado medidas de seguridad que cumplen con la ley de protecciĆ³n de datos y cuenta con la autorizaciĆ³n de datos personales para registro de videos y registros fotogrĆ”ficos.

ARTƍCULO 27. CLƁUSULAS Y TEXTOS LEGALES INFORMATIVOS. En cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S debe aplicar todos los principios y garantizar los derechos en el tratamiento de los datos personales.

ARTICULO 28. VIGENCIA. La presente PolĆ­tica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de JULIO de 2024. Las bases de datos en las que se registrarĆ”n los datos personales tendrĆ”n una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la informaciĆ³n para las finalidades descritas en esta polĆ­tica.

Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su informaciĆ³n, sus datos serĆ”n eliminados de nuestras bases de datos.


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AUTORIZACIƓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S serĆ” el responsable del tratamiento y, en tal virtud, podrĆ” recolectar, almacenar, usar para las siguientes finalidades: FORMATO DE FINALIDADES

Manifiesto que me informaron que en caso de recolecciĆ³n de mi informaciĆ³n sensible, tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados. Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminaciĆ³n como orientaciĆ³n polĆ­tica, convicciones religiosas o filosĆ³ficas, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomĆ©tricos.

Manifiesto que me informaron que los datos sensibles que se recolectarƔn serƔn utilizados para las siguientes finalidades: FORMATO DE FINALIDADES

DERECHOS DEL TITULAR


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Sus derechos como titular del dato son los previstos en la ConstituciĆ³n y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b) Solicitar la actualizaciĆ³n y rectificaciĆ³n de su informaciĆ³n frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento estĆ© prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorizaciĆ³n otorgada.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

Revocar la autorizaciĆ³n y/o solicitar la supresiĆ³n del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la informaciĆ³n.

Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niƱas y niƱos y adolescentes.

Estos derechos los podrĆ© ejercer a travĆ©s de los canales o medios dispuestos por el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S para la atenciĆ³n al pĆŗblico, la lĆ­nea de atenciĆ³n nacional (2) 389 9301 , el correo electrĆ³nico servicioalcliente@marxmarquinez.com y las oficinas de atenciĆ³n al cliente a nivel nacional, cuya informaciĆ³n puedo consultar en www.marxmarquinez.com , disponibles de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m., para la atenciĆ³n de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorizaciĆ³n.

Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento al CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S para que trate mi informaciĆ³n personal de acuerdo con la PolĆ­tica de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la sociedad en medio fĆ­sico o electrĆ³nico y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorizaciĆ³n me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leĆ­da en su totalidad.

Nombre Titular: _____________________________ Firma Titular: _______________________________ IdentificaciĆ³n Titular: ________________________ Fecha: _____________________________________


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AVISO DE PRIVACIDAD

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el ā€œAvisoā€) establece los tĆ©rminos y condiciones en virtud de los cuales el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S, con domicilio en CALLE 102 NO. 24ĀŖ- 15 B/ COMPARTIR, CALI (VALLE), COLOMBIA, realizarĆ” el tratamiento de sus datos personales.

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizarĆ” el CENTRO DE DESARROLLO TECNOLOGICO MARX MARQUINEZ S.A.S con la informaciĆ³n personal serĆ” el siguiente: La recolecciĆ³n, almacenamiento, uso, circulaciĆ³n para las siguientes finalidades: FORMATO DE FINALIDADES
  2. DERECHOS DEL TITULAR: Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

– Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

– Conocer, actualizar y rectificar su informaciĆ³n frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento estĆ© prohibido o no haya sido autorizado.

– Solicitar prueba de la autorizaciĆ³n otorgada.

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. – Revocar la autorizaciĆ³n y/o solicitar la supresiĆ³n del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

– Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. TendrĆ” carĆ”cter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niƱas y niƱos y adolescentes.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLƍTICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra PolĆ­tica de Tratamiento de informaciĆ³n, la cual se encuentra publicada en medio fĆ­sico en sede o electrĆ³nico en www.marxmarquinez.com


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