5.6 Documentos Soporte
Introducción
En la actualidad, donde la información es un activo vital, la capacidad de gestionar eficientemente los documentos de soporte es esencial para cualquier organización. El Módulo de Gestión de Documentos de Soporte ofrece una solución robusta y flexible para el manejo, almacenamiento y recuperación de documentos críticos. Esta herramienta está diseñada para adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas modernas, proporcionando acceso seguro y organizado a la documentación importante.
Objetivo
- Organización y Clasificación: Organizar todos los documentos de soporte en un sistema centralizado, facilitando su clasificación y búsqueda.
- Acceso y Seguridad: Garantizar que el acceso a los documentos sea seguro y controlado, protegiendo la información sensible y confidencial.
- Compatibilidad y Integración: Asegurar que el aplicativo sea compatible con otros sistemas y pueda integrarse fácilmente con herramientas existentes.
- Automatización de Procesos: Automatizar los flujos de trabajo relacionados con los documentos de soporte para mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos.
Modo de uso
Ingresar con usuario asignado / Menú lateral izquierdo / Compras / Documentos De Soporte (DSNOF)
5.6.1 Crear Nuevo Documento Soporte
En este espacio explicamos todo lo relacionado con gestionar DS.
– Tener creado el proveedor y producto , así será más ágil la radicación de DS. Si estos aún no están creados el aplicativo permite añadirlos sin tener que salirnos de la misma del DS en la opción [+Nuevo] que se encuentra al lado del proveedor y producto.
- Seleccionar Proveedor
- Seleccionar la RESOLUCIÓN DS – MONEDA – FORMA DE PAGO – MEDIO DE PAGO
- +Agregar Producto o Servicio
- Una vez ingresados toda la información del producto dar click en la opción Agregar, este cuadro no se cierra por si desea agregar más productos, de lo contrario damos click en Cerrar
- Una vez ingresados todos los datos dar click en Generar
Crear Documento Soporte
5.6.2 Descripción De Listado Documentos Soporte
Veremos el listado de las Documento Soporte realizada
Nuevo: Esta opción nos redirecciona a la Opción Crear Nuevo DS
Nota ajuste: Permite realizar la anulación de los soportes generados
Opciones: Genera archivo .pdf / .xml
Conclusión
La Sesión de Gestión de Documentos de Soporte es una herramienta indispensable que transforma la manera en que las organizaciones manejan su documentación esencial. Al implementar esta solución, las empresas pueden esperar una mejora significativa en la productividad, seguridad y conformidad, lo que finalmente conduce a una gestión más eficaz y a una ventaja competitiva sostenible.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo crear un documento soporte?
En el numeral 5.6.1 Crear Nuevo Documento Soporte damos los pasos a seguir para la creación nuevos DS - ¿Cómo anular un documento soporte?
La opción Nota ajuste: Permite realizar la anulación de los soportes generados (Ver más en el numeral 5.6.2 Descripción De Listado Documentos Soporte )